Cuando una empresa ha iniciado sus operaciones con un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) o un sistema de trabajo formalizado, entra en una etapa crítica para implementar más controles, no solo de sus recursos, sino también en monitorear las diferentes etapas de sus procesos (ya sea de manufactura o de servicios). Es precisamente en estas etapas cuando nacen unos pequeños instrumentos administrativos de control o seguimiento, llamados “formatos”, en donde una vez que son llenados con la información requerida, se convierten en registros. Como sucede también con cualquier dependencia de Gobierno, pues son de mucho uso. Sin duda usted ya ha vivido la “fascinante e inolvidable experiencia” de llenar uno de esos, algunos inclusive habrán llorado, pero lo negarán.
Con el paso del tiempo y el crecimiento de la empresa, se tienen tantos y diversos formatos, que es necesario “controlarlos” mediante un número y revisión (pregunte a cualquier coordinador de documentación); y es aquí donde la burocracia queda embebida en la empresa u organización, otorgando un gran poder a los responsables de alguna área en particular, casi imperceptible ante los dueños o directivos de una empresa.
Si hasta este momento, usted se imaginaba que la BUROCRACIA sólo era una característica emblemática del gobierno (municipal, estatal o federal), está equivocado. En la industria privada también se tiene burocracia y en algunas ocasiones más pantanosa que alguna dependencia de gobierno (¡difícil de creer! –aunque suene a programa de televisión), incluso la Real Academia de la Lengua lo considera casi como sinónimo de ineficiencia, burocracia | Definición | Diccionario de la lengua española | RAE – ASALE .
Como dato histórico, el gobierno ha intentado algunas mejoras en su burocracia, pues en algún momento y sintiendo el peso de esta carga, en el 2008, el entonces presidente de México Felipe Calderón lanzó un singular proyecto llamado: “Concurso para identificar el trámite más inútil”, y en enero 2009, el Gobierno Federal reconoció el trámite gubernamental más engorroso e inútil, el cual fue otorgado al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). Estoy seguro de que no se sorprendió de que esta institución fuera “premiada” en este concurso, y que la denunciante recibiera la nada despreciable cantidad de $300,000.00 pesos. Si desea saber los detalles, podrá encontrarlo por internet en la Subsecretaría de la Función Pública – El Trámite Más Inútil (funcionpublica.gob.mx).
Después de este fenomenal breviario cultural (¡fenómeno en toda la extensión de la palabra!), y retomando el tema, actualmente en la industria privada, aun y con todos los medios digitales que se tienen ahora, estos controles difícilmente desaparecerán, algunos formatos podrán llenarse en forma electrónica, pero aun así son parte de la cadena de decisiones que una empresa debe tener. Y si estos no están bien diseñados e implementados en el sistema de calidad, seguirán siendo un obstáculo en la eficacia y eficiencia de una empresa, como amibas en las entrañas de la organización.
El Diálogo de hoy: – En conferencia telefónica con el Corporativo / viernes en la tarde –
Ingenieros – señorita, es urgente que el Director firme el reporte técnico que le enviamos. No nos responde. Sin su firma, las muestras-prototipos para Japón- no pueden ser liberadas en nuestra planta.
Oficina del Director – él ya lo revisó, pero pide que se use el formato nuevo.
Ingenieros – El cambio fue hace 3 días, cuando llegó el nuevo formato, el reporte ya estaba iniciado. No es de impacto, el formato solo cambió en unas secuencias y aún mantiene las mismas aprobaciones. En Japón esperan las muestras de producto para el lunes.
Oficina del Director – ¡lo siento!, hagan los ajustes y él lo firmará con gusto el lunes a medio día.
Martes en la tarde (mensaje de Japón, ya traducido): no recibimos las muestras, ni el reporte. Si su empresa no fue capaz de enviar a tiempo lo prometido, entonces, no es confiable para hacer negocios con ordenes normales de su producto – ¡sayonara!.
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